【外事】关于预报2015-2016学年拟举办及申办国际会议的通知

关于预报2015-2016学年拟举办及申办国际会议的通知

各院系、各有关单位：

根据教育部关于国际会议的管理规定，现将在华举办国际会议预报及申办工作有关事宜通知如下：

一、会议预报制度旨在限制重复举办主题相同的会议，防止出现先对外承诺（申办）、再向教育部申报的现象。国际会议预报年份是指院系和和各有关单位拟对外宣布或承诺（申办）的年份。因此，需预报的“2015-2016学年国际会议”，既包括拟在2015-2016学年召开的国际会议，也包括须在其间对外承诺或申办的国际会议。预报仅需提供拟举办（或申办）会议的简单信息（见附件1），申办则需提交正式申报材料（见附件2）。

二、根据教育部要求，重大国际会议必须预报，逾期不可补报。重大国际会议是指自然科学类会议与会人数总计达到800人，或者国外代表达300人；社会科学类会议与会人数总计达到400人，或者国外代表达到100人。重大国际会议由教育部汇总核实后进一步报国务院审批，未经预报的重大国际会议在正式申报时一般不被批准，拟定于2016年6月1日以后召开的重大国际会议预报截止时间为2015年5月1日，正式申报材料须在会议拟定召开日期前至少一年提交至我处。

三、一般性国际会议每年可分两次进行预报，拟在2015年7—12月份举办的国际会议，应于2015年4月1日前报我处。拟在2016年1—6月份举办的国际会议，应于2015年10月1日前报我处。正式申报材料须在会议拟定召开日期前至少三个月提交至我处。

四、社科类国际会议申报请示件需将会议日程安排、主要与会发言人及发言主题以附件列出，并尽可能详细地列入中外与会人员名单；自然科学类会议也需列出会议日程安排，并附主要参会人员名单。

五、请会议申办单位严格按照教育部会议批件确认的时间、地点举办会议，如有任何变化，须至少提前一个月以书面形式告知国际合作处，再由国际合作处向上级部门申请。任何擅自更换办会时间、地点甚至取消举办会议的行为都将被视为违规行为，需承担相应责任。

六、请各院系、各有关单位在进行深入调研的基础上，认真填写《2015—2016学年拟申办在华举办（含承办、合办等）重大国际会议计划表》、《2015—2016学年拟申办在华举办（含承办、合办等）一般国际会议计划表》，加盖院系或各有关单位公章并由单位负责人签字后于截止日期前送达我处，另将电子版文档发送至邮箱：daopinghou@seu.edu.cn。

联系电话：83793811

附件1：国际会议计划表（含承办、合办一般及重大国际会议）

附件2：国际会议请示样本

国际合作处

二〇一五年三月二十日

附件1：国际会议计划表（含承办、合办一般及重大国际会议）

东南大学20年度拟举办和拟对外承诺举办一般国际会议相关计划表

注意：1、没有信息的栏目填“无”，不得空格。

2、“拟对外承诺日期”不是会议开会时间，而是：<1>对学校自主举办的国际会议类，是拟向外发出会议1号通告的日期；<2>对申办、承办等国际会议类，是拟首次向外方单位正式申请的日期。

填表单位填表人：联系电话：院系盖章：年月日

领导签字：

东南大学20年度拟举办和拟对外承诺举办重大国际会议相关计划表

注意：1、没有信息的栏目填“无”，不得空格。

2、“拟对外承诺日期”不是会议开会时间，而是：<1>对学校自主举办的国际会议类，是拟向外发出会议1号通告的日期；<2>对申办、承办等国际会议类，是拟首次向外方单位正式申请的日期。

填表单位填表人：联系电话：院系盖章：年月日

领导签字：

附件2：国际会议请示样本

XX学院关于举办XX会议的请示

校国际合作处：

我院拟于年月 至日在南京举办“XX会议”(International Conference on)。会议的主要议题为：……。会议由东南大学和香港科技大学联合主办、东南大学承办(主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称[国外单位应注明中外文全称])。会议不主动邀请台湾学者与会，国际组织中无“一中一台”或“两个中国”问题。会议规模为人(港澳台代表算中国人)，其中外国代表人，会期天，会议经费由我院自筹(办会前提是主办方有会议经费，以会金养会)。

附件：XX会议背景材料

XX学院(行政签字、盖章)XX学院(党委签字、盖章)

年月日年月日

联系人：电话：

邮件：
附件：

XX会议背景材料

东南大学XX学院拟定于20年月-日举办“XX会议”，现将有关情况报上：

一、会议名称：XX会议(International Conference on …)。

会议时间：20年月-日

会议地点：江苏，南京市

主办单位：东南大学、香港科技大学

承办单位：东南大学

会议规模：人，其中外国代表人。

二、会议主题为“......”，研讨议题为：

1、......

2、......

3、......

4、......

5、......

三、经费由东南大学自筹

四、会议日程如下（本条款适用于自然科学类国际会议，社科类国际会议需另以附件形式单独列出会议日程安排、主要与会发言人及发言主题、中外与会人员详细名单）:

第一天：

第二天：

第三天：

五、会议不邀请党和国家领导人及外国政要或前政要出席会议。

六、会议不邀请境外国际组织参与主办、合办、协办和资助经费(如果有国外单位参与，请附背景材料。了解国际学术组织的背景、宗旨、章程；参加国家或地区，台湾是否参加、是什么身份，其出版物中、组织机构和成员名单中对台湾省的称谓是什么；该组织与我国学术界的关系及其学术水平)。

七、会议不主动邀请台湾学者与会，国际组织中有无“一中一台”或“两个中国”问题。(凡国际学术组织和国际学术会议的有关文件，如出版物、统计表、组织名录、通知、会议日程表、节目单、胸牌、座位牌、展台标志等对台湾的称谓不按中国台湾TAIWAN，CHINA、中国台北CHINESE TAIWAN表述的，即构成“两个中国”、“一中一台”问题。国际会议原则上不邀请台湾代表参加，如需邀请，请另外报文，写出邀请理由，附被邀请人的简历。)。

八、会议邀请的主要国内外人员名单（至少各列举四位）：

H.X.Huang(University   of York, Canada)

某某某 教授（复旦大学）

九、学术单位领导：东南大学XX学院院长XX教授

电话：

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联系人：

电话：

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